Бухгалтерский аутсорсинг - экономия или риск?

 

Главы организаций часто испытывают затруднения с ведением бухгалтерского учета. В законы постоянно вносят поправки, бухгалтера неправильно составляют отчеты, а иногда и вовсе внезапно увольняются. Как поступать в таких ситуациях? Что лучше – взвалить все на свои плечи или воспользоваться услугами специальной фирмы?

С одной стороны, проще подписывать готовые документы и не нервничать лишний раз. С другой, решение о переходе на бухгалтерский аутсорсинг должно быть взвешенным и обдуманным, с учетом всех плюсов и минусов для компании.

Особенности аутсорсинга бухгалтерского учета

Услуги аутсорсинга появились на российском рынке не так давно, но довольно быстро приобрели популярность. Не удивительно, ведь с ростом конкуренции в сфере услуг, работ и товаров предприниматели вынуждены все больше сокращать издержки и повышать эффективность производства.

И здесь им на помощь приходит аутсорсинг, который позволяет передать некоторые бизнес-процессы другой организации. Несмотря на то, что большинство крупных российских компаний пока с недоверием относятся к таким услугам, представители среднего и малого бизнеса уже вовсю сотрудничают с аутсорсерами в области кадров, финансов и информационных технологий.

Слово «аутсорсинг» пришло к нам из английского языка (outsourcing). В буквальном смысле оно означает «использование чужих ресурсов». В российском законодательстве такого понятия пока еще нет.

Изначально бухгалтерский аутсорсинг стали использовать зарубежные предприятия, действующие на территории России, и совместные компании.

Иностранцы были вынуждены это делать, так как им сложно вникать во все тонкости местного законодательства.

Спустя некоторое время российские предприниматели тоже стали использовать бухгалтерский аутсорсинг для ведения дел с налоговыми органами, составления годовых и промежуточных отчетов, оптимизации налоговых платежей, ведения и восстановления налогового и бухгалтерского учета. К тому же в нормах бухгалтерского законодательства не содержится никаких запретов на использование услуг сторонней специализированной организации вместо собственного штата финансовой службы.

Итак, становится понятно, что бухгалтерский аутсорсинг – это когда одна компания поручает другой специализированной фирме (либо частному специалисту) вести учет всех ее финансовых вопросов.

Но тогда появляется закономерный вопрос – а каким образом это происходит? Как правило, в любой фирме, выступающей в роли заказчика, есть штатный бухгалтер. Он ведет первичную учетную документацию, которую впоследствии передает аутсорсеру (специализированной организации или специалисту-бухгалтеру). А тот, в свою очередь, составляет и сдает отчетность, отражая в налоговом и бухгалтерском учете хозяйственные операции. Разумеется, ежедневно передавать документы не всегда бывает нецелесообразно. В особенности для тех компаний-партнеров, которые расположены в разных городах. Но при необходимости можно ежедневно пересылать копии любых бухгалтерских документов по электронной почте или факсу, а оригиналы доставлять в конце каждого месяца. Помимо этого, фирма-заказчик может еженедельно формировать пакет первичной документации и пересылать его аутсорсеру с курьером.

В том случае, когда у заказчика очень много оригинальных документов и нет никакой возможности передать их аутсорсинговой компании, исполнители-бухгалтеры могут даже сами периодически посещать офис организации-заказчика и проводить работу на месте. Но тогда этот момент обязательно следует зафиксировать в приказе по учетной политике той фирмы, которая приняла решение о передаче ведения бухгалтерского учета аутсорсеру.

В соответствии с пунктом 2 статьи 779 Гражданского кодекса Российской Федерации для того, чтобы воспользоваться аутсорсингом по ведению бухгалтерского учета и составлению финансовых (бухгалтерских) отчетов, необходимо заключить договор возмездного оказания услуг. В нем должны быть подробно описаны права и обязанности сторон, установлены сроки выполнения обязательств, а также очень четко разграничена ответственность обеих организаций (заказчика и аутсорсера) за выполнение конкретных операций, связанных с ведением бухгалтерского учета.

Обратите внимание! Привлечение внештатного специалиста с целью решить проблемы компании в сфере бухгалтерского сопровождения аутсорсингом не является. В этом случае работа выполняется частным исполнителем, у которого отсутствует отлаженный механизм работы и инфраструктура, необходимая для квалифицированной поддержки взаимодействия со всеми бизнес-процессами, протекающими в организации. Поэтому, если вы рассчитываете получить больше преимуществ, эффективнее будет воспользоваться услугами профессиональной аутсорсинговой фирмы.

Плюсы и минусы аутсорсинга бухгалтерских услуг

1. Экономия финансовых средств

Если в вашем штате есть хотя бы один бухгалтер, то вы знаете, что для него необходимо создать определенные условия: приобрести и установить телефон, компьютер, специальные программы, оборудовать рабочее место и пр. В то же время у специалиста по аутсорсингу уже есть все необходимое оборудование, а также программное обеспечение. Следовательно, вам не придется тратить на него лишние деньги.

Нанимая сотрудника в свой штат, вы обязаны выплачивать ему фиксированную заработную плату, даже если он какое-то время отсутствует (на больничном, в декрете, отпуске или др.). Более того, помимо зарплаты, вы должны регулярно уплачивать за него налоги. Предположим, что трудовой оклад главного бухгалтера вашей организации составляет 50 000 рублей. Тогда вам придется проводить отчисления в ПФР и ФСС в размере 17 000 рублей. Плюс платить подоходный налог для физических лиц — это еще 6500 рублей. Выходит, что гораздо выгоднее заплатить за бухгалтерский аутсорсинг, цена которого будет примерно такой же (50 000 рублей). Тогда вам не нужно будет уплачивать налоги за удаленного специалиста. Вместо вас этим займется та компания, в штате которой он числится сотрудником.

Другая возможность сократить затраты — добавить аутсорсинг в список расходов фирмы (с вычетом НДС). Таким образом можно уменьшить затраты примерно на 25–30 %. По словам аутсорсинговых провайдеров, организации тратят на квалифицированных бухгалтеров в среднем $1000–2000, в то время как дистанционное бухгалтерское обслуживание им обойдется всего лишь в $300–400.

2. Высокое качество работы

В тех компаниях, которые специализируются на предоставлении бухгалтерских услуг, решение рутинных и сложных вопросов происходит намного быстрее, ведь все производственные процессы там уже давно отработаны и отлажены. К тому же заказчик может получить поддержку сразу нескольких специалистов-аутсорсеров: в области трудового законодательства, налогового права, юриспруденции и пр. Причем аудиторы внутреннего контроля и начальники отделов обязательно проверят и проконтролируют надлежащее качество работы сотрудников, ведущих учет.

Аутсорсеры быстро реагируют на новые изменения законодательства и используют актуальные бухгалтерские и правовые программы. Это говорит о действительно высоком качестве выполняемой ими работы. А также гарантируют заказчику своевременное и правильное ведение и оформление всех отчетов. Приходящий бухгалтер редко когда может похвастаться такими возможностями. Зачастую у него даже недостаточно времени для того, чтобы качественно решить поставленные клиентом задачи.

3. Защита от определенных рисков

Если вы примете решение о переходе на бухгалтерский аутсорсинг, то защитой вашей фирмы будут служить положения договора, согласно которым исполнитель понесет ответственность в случае непреднамеренного нарушения им законодательства, повреждения и утраты документов, а также причинения вреда из-за своих упущений и ошибок.

Убедитесь, что договор составлен грамотно. Он должен учитывать все нюансы взаимодействия исполнителя и заказчика. Обычно аутсорсеры и сами заинтересованы в исключении любых рисков, так как ущерб от уплаты всех штрафов и пеней, которые налагает налоговая инспекция, возмещают они.

А когда штатный бухгалтер допускает ошибки из-за недостаточной квалификации, то уплачивать штрафы приходится его работодателю. Это также относится и к приходящему специалисту.

4. Полная конфиденциальность

Заключая соглашение с аутсорсером, вы фактически становитесь партнерами по бизнесу. Ведь ваши интересы совпадают, так? Поэтому подрядчики обычно также подписывают договор о том, что обязуются сохранить в тайне любую информацию, полученную в связи с исполнением соглашения, с целью избежать возможных потерь и причинения ущерба интересам клиента. При этом вы можете выбрать любой подходящий вам способ взаимодействия, наилучшим образом обеспечивающий конфиденциальность и исключающий утечку информации.

В этом отношении приходящий бухгалтер представляет собой серьезную угрозу. Он же никак не заинтересован в развитии и процветании вашей компании. К тому же большинство таких специалистов занимаются ведением учета одновременно в нескольких организациях. Поэтому всегда существует вероятность, что он передаст важные сведения конкурентам.

Следует отметить, что ведущие мировые компании давно оценили все плюсы бухгалтерского аутсорсинга. В особенности с точки зрения экономики. В качестве примера приведем всемирно известную организацию British Petroleum, которая еще в 2002 году заключила контракт на аутсорсинг бухгалтерии и успешно пользуется им до сих пор.

5. Возможность выявления мошенничества

Благодаря бухгалтерскому аутсорсингу вы сможете избежать любых махинаций и мошеннических действий со стороны своих сотрудников. Во-первых, аутсорсеры отчитываются за каждую обработку транзакций. А во-вторых, точность и качество их работы контролируется руководством. Чаще всего мошенничество встречается на средних и малых предприятиях, в которых бухгалтерский отчет ведет всего один человек. Для него не составляет труда незаметно манипулировать документами и подделывать расходы. И это может длиться годами.

1. Мошенничество выявить несложно, если знать определенные предупреждающие знаки. Пользуясь услугами бухгалтерского аутсорсинга, вы получаете дополнительные пары глаз, обрабатывающих отчеты и транзакции. И таким образом расширяете внутренний контроль. Даже если вы убеждены, что полностью исключить мошенничество невозможно, согласитесь, что команда квалифицированных профессионалов с глубокими познаниями в области передовой практики бухгалтерского учета скорее обнаружит несоответствия, чем один обычный бухгалтер, и без того загруженный делами.